Quy Định Trình Bày Tên Cơ Quan, Số Ký Hiệu & Địa Danh Thời Gian Ban Hành Văn Bản

a) Bố cục & Vị trí trình bày: Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, đơn vị chủ quản (cấp trên trực tiếp) và tên đầy đủ hoặc viết tắt của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. Chiếm khoảng 1/3 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái, đặt canh giữa. Tên cơ quan chủ quản dài có thể trình bày thành nhiều dòng hoặc viết tắt các cụm từ thông dụng.

b) Quy chuẩn Phông chữ & Đường kẻ:

• Tên cơ quan chủ quản: Trình bày bằng chữ IN HOA, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
• Tên cơ quan ban hành: Trình bày bằng chữ IN HOA, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh giữa ngay bên dưới tên cơ quan chủ quản.
• Phía dưới: Có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối. Khoảng cách giữa 2 dòng chữ là dòng đơn.

a) Cách đánh số văn bản: Ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Các số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 ở trước (ví dụ: 01, 02... 09). Trường hợp tổ chức liên ngành dùng con dấu/chữ ký số riêng thì lập hệ thống số riêng.

b) Thành phần ký hiệu: Bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành. Đối với Công văn, ký hiệu gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành và chữ viết tắt đơn vị/bộ phận soạn thảo.

c) Định dạng phông chữ & Dấu phân cách:

• Vị trí đặt canh giữa ngay dưới tên cơ quan ban hành văn bản.
• Từ “Số:” trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, đứng, có dấu hai chấm (:).
• Ký hiệu văn bản: Trình bày bằng chữ IN HOA, cỡ chữ 13, đứng.
• Dùng dấu gạch chéo (/) giữa số và ký hiệu, dùng dấu gạch nối ngắn (-) giữa các nhóm chữ viết tắt, không cách chữ. (Ví dụ: Số: 05/BTP-VP).

a) Quy định địa danh: Ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan đặt sở chỉ huy/trụ sở. Đối với cấp huyện/doanh nghiệp, ghi tên huyện, quận, thị xã. Nếu địa danh trùng tên tỉnh thì ghi chữ viết tắt đơn vị hành chính phía trước (ví dụ: TP. Thái Nguyên). Đơn vị hành chính mang tên người, chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì ghi đầy đủ.

b) Quy định ngày tháng năm: Phải viết đầy đủ bằng chữ số Ả Rập. Những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải thêm số 0 phía trước (ví dụ: ngày 05 tháng 02 năm 2026).

c) Định dạng phông chữ: Trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản; bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng. Viết hoa chữ cái đầu của địa danh, sau địa danh có dấu phẩy (,). Đặt dưới và canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.