Thiết Lập Cơ Chế "Phòng Thủ" Lưu Tự Động Trong Word & Excel

1 Thực trạng và Tác hại

Đặc thù công tác thường xuyên phải xây dựng các văn kiện dài, các bản thuyết minh đề tài nghiên cứu khoa học chuyên sâu, đòi hỏi sự tập trung cao độ nên cán bộ đôi khi quên thao tác lưu file (Ctrl + S).

Khi xảy ra sự cố mất điện đột ngột hoặc máy tính bị treo (đứng máy), toàn bộ công sức nghiên cứu, soạn thảo trong nhiều giờ đồng hồ có thể bị mất trắng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ thực hiện nhiệm vụ và báo cáo cấp trên.

2 Hướng dẫn thao tác chuẩn

Thiết lập 01 lần, bảo vệ vĩnh viễn

Bước 1

Trên giao diện Word hoặc Excel, nhấp vào thẻ File ở góc trên cùng bên trái.

Bước 2

Kéo xuống dưới cùng khu vực bên trái và chọn Options (Tùy chọn).

Bước 3

Trong hộp thoại vừa xuất hiện, nhìn sang danh mục bên trái, nhấp chọn thẻ Save.

Bước 4

Nhìn sang phần nội dung bên phải, đánh dấu kiểm (check) vào ô Save AutoRecover information every.

Bước 5

Điều chỉnh thông số thời gian bên cạnh xuống còn 1 hoặc 2 phút (Mặc định phần mềm để 10 phút — khoảng thời gian quá dài, nếu xảy ra sự cố vẫn sẽ mất nhiều dữ liệu).

Bước 6

Đảm bảo đã đánh dấu kiểm vào ô Keep the last AutoRecovered version if I close without saving (Giữ lại bản lưu tự động cuối cùng nếu lỡ tay tắt file mà quên lưu) → Nhấn OK để hoàn tất.

Hiệu quả đạt được:

Cứ mỗi 1 hoặc 2 phút, phần mềm sẽ ngầm tự động lưu lại một bản sao của văn kiện. Nếu xảy ra sự cố đột ngột, ngay khi mở lại Word/Excel, phần mềm sẽ tự động bật cửa sổ "Document Recovery" (Phục hồi tài liệu) ở cạnh trái màn hình, giúp cán bộ khôi phục gần như nguyên vẹn toàn bộ file dự thảo đang thao tác dở.